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6 outils et astuces pour organiser son activité de freelance

27 février 2019 Par
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Sélection de 6 outils pour organiser son activité de freelance

Être à son compte demande (souvent) une grande organisation : il faut jongler entre le commercial, la gestion des clients, l’administratif, le stress… Au sein de l’équipe ILoveTax je suis un peu la caution « organisation et planning », aujourd’hui je vais donc vous dévoiler mes indispensables pour continuer à travailler dans le calme. Prêts ?

Wunderlist

Mon premier indispensable est Wunderlist. Une feuille et un crayon peuvent aussi très bien fonctionner mais quand on se déplace beaucoup ou que l’on a beaucoup de « petites » taches à faire, le papier atteint vite ses limites. Vous l’aurez compris, Wunderlist est donc une application qui vous permet de faire des to do (liste de choses à faire). Vous pouvez les planifier et même les partager avec d’autres membres de votre équipe. J’aime tellement cette application que je lui avais dédié un article entier.

 

Toggl

Deuxième indispensable dans mon quotidien de micro-entrepreneure : Toggl. C’est un petit « timer » : il est là pour me dire combien de temps j’ai passé sur telle ou telle tache. Bien utile quand on facture à l’heure ou en début d’activité pour estimer le temps passé sur chaque tache et ainsi, bien fixer ses tarifs. Je peux ensuite voir le temps passé sur chaque projet et pour chaque client et ce, sur la période de mon choix. Pas mal non ?

 

Trello

Travail d’équipe ? Besoin d’avoir une vision sur le long terme ? Si Wunderlist est idéal pour organiser son quotidien, Trello sera plus adapté pour cadrer des projets à plus long terme. Il peut devenir votre meilleur ami comme votre pire ennemi si le fonctionnement ne vous correspond pas. Chaque tableau fonctionne par colonnes dans lesquelles nous plaçons des cartes (= choses à faire). Au fil de l’avancée du projet, chaque carte avance de colonne en colonne : en toute logique, votre projet sera fini lorsque toutes vos cartes seront arrivées dans la dernière colonne. L’atout de Trello réside dans sa personnalisation maximale : vous pouvez définir autant de colonnes que vous le souhaitez, les nommer comme vous voulez, personnaliser le fonctionnement des cartes avec des sous taches, des attributs de couleur etc. Que ce soit pour un calendrier éditorial, le lancement d’un produit, la gestion de clients, un calendrier… Tout est possible.

N’hésitez-pas à chercher des exemples de tableaux Trello, il en existe de nombreux disponibles gratuitement.

 

Documents partagés sur Google Drive

Grand classique du travail collaboratif : Google Drive. Vous allez pouvoir stocker des documents à un seul et même endroit (pour partager avec vos clients par exemple) mais aussi travailler à plusieurs ! J’y partage tous les documents pour lesquels j’ai besoin d’avoir la validation de mes clients et ceux dont j’ai besoin d’avoir accès partout, y compris sur mon téléphone.

 

Tri des mails

Je fais partie de ces personnes qui ne passeront un bon week-end que si leur boite mail est vide. Oui. Ca peut relever du défi mais c’est réalisable ! Au quotidien, je ne laisse dans ma boite de réception que les mails auxquels je dois répondre ou dont l’échange est encore en cours. Tous les autres mails sont rangés dans des dossiers (Factures / Administratif / Client1 / Client2 / Client3 / ProjetX / Projet W etc). Ce système me permet de ne pas perdre de mail et d’avoir tous les éléments relatifs à un projet ou un client réunis au même endroit. J’utilise l’application Mail de Mac mais ce système est disponible aussi bien sur Outlook que sur Gmail !

Résultat ? Je n’ai en moyenne qu’une dizaine de mails dans ma boite de réception.

 

Rangement des documents

Ce n’est pas vraiment un outil mais plus un fonctionnement. Je suis méticuleuse sur la manière dont je range et nomme mes documents dans mon ordinateur. Objectif ? Ne pas perdre 10 minutes à chaque fois que je cherche un document (en urgence). Cela passe donc par : un système de nomination de mes fichiers et l’organisation de mes dossiers.

Pour mon activité de freelance, j’utilise par exemple ce système :

exemple de classement de fichiers

Et pour les fichiers, je nomme tous les fichiers de la même manière : 2019.02.10_nom

Ça demande de la rigueur mais qu’est-ce que c’est agréable de trouver ses fichiers rapidement !

 

Vous avez désormais mes 6 outils indispensables pour gérer mon activité d’indépendante. Ils ne correspondent pas à tout le monde ni à toutes les activités mais peuvent être intéressants à tester. Mon principal conseil reste de vous écouter un maximum et d’être à l’écoute du fonctionnement de vos clients (sans qu’ils ne vous imposent chacun une façon de faire). Prenez le temps de tester toutes les solutions proposées et de les adapter à votre activité. Bon courage :)

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