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Devis, factures : quelles obligations légales pour les entreprises et autoentrepreneurs ?

11 juillet 2016 Mis à jour le 13 juillet 2016 Par
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devis factures obligations légales

On se pose la question en établissant son tout premier devis et on réalise aussi parfois qu’une mention manque au bout de notre 50e facture... Quelles sont vos obligations pour établir ces documents sur le fond et sur la forme ? Nous décryptons pour vous les clés d’une bonne gestion comptable et commerciale de vos devis et factures.

Le devis : nécessité et obligations

Le devis est-il indispensable ?

Afficher ses prix est obligatoire. Le devis est obligatoire lorsque le client en fait la demande, notamment quand l’offre doit être personnalisée et qu’une grille tarifaire ne suffirait pas.

Etablir un devis en bonne et due forme est obligatoire pour certaines prestations de dépannage, de réparation et d’entretien dans le secteur du bâtiment et de l’électroménager, et lorsque leur montant est estimé à plus de 150 euros (tous les détails dans l’arrêté du 2 mars 1990 correspondant).

Les mentions obligatoires du devis

De nombreux outils, gratuits ou payants, permettent de générer des devis facilement. Que vous choisissiez l’artisanat d’Excel ou le prêt à l’emploi, il faut vous assurer de faire figurer les mentions obligatoires suivantes :

  • La date du devis
  • Le nom et l’adresse de la société qui le propose
  • Le nom du client
  • Le décompte des prestations : intitulé, quantité et prix unitaire
  • Les éventuels frais supplémentaires à connaître (frais de déplacement, frais de dossier, frais d’intégration, etc)
  • La somme à payer, en HT et en TTC
    • Les auto-entrepreneurs, non assujettis à la TVA, doivent faire figurer la mention informative : « TVA non applicable, art. 293B du CGI »

Les cas particuliers

La durée de validité du devis n’est obligatoire que pour les prestations de dépannage de réparation et d'entretien dans le secteur du bâtiment et de l'électroménager. Pour ces mêmes prestations, il est obligatoire d’indiquer si le devis est réalisé à titre gratuit ou payant. Il arrive en effet qu’il soit payant (pour rémunérer le temps de diagnostic) mais déductible de l’achat ultérieur des travaux.

Le devis vous engage

Il est important de bien réfléchir aux éléments tarifaires et aux délais indiqués dans votre devis avant de le transmettre au client. En effet, une fois qu’il l’aura signé, le devis aura valeur de contrat entre vous.  Un simple mail peut constituer un engagement de votre part dans la mesure où il contient toutes les conditions de forme mentionnées ci-dessus.

Pour limiter les cas de signature parfois trop tardive de votre proposition par le prospect, nous vous conseillons d’indiquer une date de validité sur votre offre.  Au-delà de cette date, vous serez libres d’établir un nouveau devis au client et de réévaluer autant votre proposition tarifaire que vos délais, suivant votre charge d’activité.

La facture : les mentions à ne pas oublier !

La facture : une obligation ?

L’émission d’une facture correspondant à une prestation ou une marchandise vendue est une obligation comptable de l’entrepreneur lors d’une transaction entre professionnels (BtoB). Entre l’entreprise et le particulier (BtoC), la facture sera émise seulement à la demande du client – et obligatoirement dans le cas d’une vente à distance.

A savoir : Les professionnels libéraux établissent souvent une « note d’honoraires », qui a la même fonction et la même valeur qu’une facture.

Vous devez délivrer la facture au client sur support papier – sauf accord explicite de sa part pour réception d’une facture électronique et si celle-ci répond à certaines exigences de forme.

Les fonctions de la facture

Juridiquement, la facture constitue pour votre client la preuve de l’achat d’une marchandise ou d’une prestation. Comptablement, la facture vous est nécessaire pour justifier vos rentrées d’argent  lors de l’établissement annuel de vos comptes. Commercialement, elle permet de détailler les conditions de la prestation que vous avez rendue (durée d’intervention, tarif de chaque élément et tarif global, etc). Fiscalement, elle vous sera indispensable pour faire le calcul de votre TVA collectée (et donc due aux instances fiscales).

Les conditions de forme de la facture

Sur la facture, qui doit être rédigée en français, on doit retrouver plusieurs éléments, dont certains recoupent ceux du devis :

  • Date d’émission de la facture : elle doit être émise immédiatement après réalisation de la prestation et au plus tard à la fin du mois correspondant à la réalisation
  • Le numéro de facture : celui-ci doit être établi selon une logique chronologique continue. Il ne doit en effet pas être possible d’ajouter de facture a posteriori.
  • Date de livraison ou de fin de la prestation
  • Identité du vendeur :
    • nom et prénom pour un entrepreneur individuel
    • raison sociale pour une entreprise + son n° SIREN + mention de la forme de sa société
    • n° RCS pour un commerçant,
    • n° au RM pour un artisan,
    • adresse du siège social
  • Identité de l’acheteur : nom ou dénomination social, adresse
  • N° d’identification à la TVA du vendeur (et du client s’il y est redevable)
  • Désignation du produit ou de la prestation
  • Décompte de chaque prestation fournie : détail de la quantité et du prix
    • Vous pouvez toutefois vous épargner le détail si vous l’avez déjà indiqué dans un devis accepté par le client
  • Prix unitaire hors TVA de chaque marchandise ou prestation
  • Taux de TVA légalement applicable
  • Réduction ou ristournes éventuelles
  • Somme totale à payer HT et TTC.

Si vous adressez votre facture à un professionnel, vous devrez aussi lui indiquer :

  • Le délai de paiement
  • Le taux de pénalité de retard

A savoir : le défaut de l’une de ces mentions vous expose à une amende de 15€ par mention manquante (plafonnée à ¼ du montant de la facture) mais aussi à une sanction pénale pouvant aller jusqu’à 75 000€... Ca vaut le coup de se pencher sérieusement sur son modèle de facture une bonne fois pour toutes, non ?!

Les mentions particulières

  • Si vous êtes auto-entrepreneurs : la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » sera indiquée en bas de votre facture,
  • Si vous êtes membre d’un centre de gestion agréé (souvent le cas des professions libérales), pensez à l’écrire : « Membre d'une association agréée, le règlement par chèque est accepté ».

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Le conseil d'ILoveTax.fr

Assurance professionnelle du bâtiment 

Les artisans (inscrit au Répertoire des Métiers dans le secteur de l’artisanat) et auto-entrepreneurs du bâtiment et de la construction doivent indiquer, sur leurs devis et leurs factures, la souscription à une assurance professionnelle (typologie d’assurance, coordonnées de l’assureur et couverture géographique). Elle rassure le client et garantit votre sérieux.

Conservation des factures

Vous devez conserver vos factures pendant 10 ans à compter de la vente.

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